Transmission des résultats par télécopieur

Extrait de LAB-PON-41 version 7, mise à jour janvier 2020

PROCÉDURE

  • Compléter un des deux « formulaire d’autorisation pour la transmission de résultats de laboratoire » sur le lien http://fax.cdsjlabo.org. Il existe deux types de formulaires à remplir en ligne selon le type de demande:

Formulaire pour enregistrer un télécopieur servant à plusieurs intervenants oeuvrant dans une clinique ou pharmacie

Formulaire pour enregistrer un télécopieur servant qu’à un seul médecin ou pharmacien

  • Une fois le télécopieur configuré dans le système informatique des laboratoires, une confirmation vous sera envoyée. Celle-ci doit être signée et retournée au numéro de télécopieur (450)431-8787.
  • Lorsque votre information sera enregistrée dans le système informatique un code vous sera attribué.

BUT

  • Offrir un service de transmission de résultats (via télécopieur, téléphone, poste ou courrier interne) dans le respect de la confidentialité tout en respectant les lois, normes et règlements en vigueur qui régissent les laboratoires médicaux. Il s’agit également d’améliorer le temps réponse pour l’acheminement des résultats de laboratoire, d’uniformiser, de vérifier et de contrôler les envois de rapports d’analyses du département clinique de médecine de laboratoire de l’Hôpital régional de Saint-Jérôme.

CRITÈRES DE CONFIDENTIALITÉ
Selon « La Commission d’accès à l’information », certains critères doivent être respectés :

  • Le télécopieur doit être dans un endroit sécuritaire et inaccessible au public ou aux personnes non autorisées;
  • L’utilisation du télécopieur doit être réservée aux personnes autorisées seulement

HEURE DE COMMUNICATION

  • Afin d’assurer une transmission plus efficace, les résultats seront acheminés selon l’horaire d’impression suivante :

HORAIRE D’IMPRESSION POUR LES SITES EXTERNES

MICROBIOLOGIE

04:38 12:38 bureaux privés

04:41   12:41 Par clinique

de nuit pour certaines cliniques

HÉMATOLOGIE  BIOCHIMIE   SÉROLOGIE

07:14   11:14     13:34   Bureaux privés

07:16   11:16     13:36    Par clinique

de soir pour certaines cliniques

COAGULATION

07:14   11:14 12:31 13:34 14:31 16:31 18:31    Bureaux privés

07:16   11:16 12:32    13:36    14:32 16:32 18:32 Par clinique

de soir pour certaines cliniques

  • Nous recommandons donc fortement l’utilisation d’une ligne téléphonique strictement dédiée au télécopieur (sans répondeur téléphonique).
  •  Le cas échéant, après 10 essais, le modem cessera ses tentatives et enverra le rapport dans un fichier indiquant qu’un envoi manuel sera nécessaire, ceci augmentant le délai de réception.

 

NOTES

  • Puisque aucune autre copie des résultats ne sera imprimée, nous exigeons l’utilisation de papier permanent afin de permettre l’archivage (ne pas utiliser le papier thermique).
  • Il n’est pas possible de recevoir seulement une partie des résultats par télécopieur. Une fois vos coordonnées acceptées par le système informatique, celui-ci acheminera automatiquement tous vos résultats par modem. Il nous est impossible de sélectionner seulement une partie des rapports

 

Résultats communiqués par téléphone

Extrait de LAB-PON-41 version 7, mise à jour janvier 2020

Le personnel du département clinique de médecine de laboratoire de l’Hôpital régional de Saint-Jérôme s’engage à la confidentialité lors de l’embauche en signant le formulaire d’engagement à la confidentialité.

  • Le département clinique de médecine de laboratoire de l’Hôpital régional de Saint-Jérôme offre un service téléphonique via le secrétariat du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00, à l’exception des jours fériés.
  • Les demandes de résultats non urgentes ou déjà communiquées (par télécopieur ou méthode électronique) en dehors des heures d’ouverture du secrétariat, sont refusées.  La demande devra être reportée et faite durant les heures d’ouverture du secrétariat.

PROCÉDURE

Les résultats peuvent être communiqués par téléphone aux personnes suivantes si le numéro de fax ou l’imprimante réseau est retrouvé dans le SIL

Le demandeur doit fournir un numéro de télécopieur ou une imprimante codifiés dans le SIL en tout temps

La demande est faite pour un prescripteur, mais peut être fait par son agente administrative, son infirmière ou infirmière auxiliaire

Par qui :
Personnel du secrétariat, du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00, à l’exception des jours fériés.Technologiste, en dehors des heures d’ouverture du secrétariat
Tout prescripteur travaillant dans un CISSS de la province du Québec

(Hôpital, CLSC, CHSLD, Clinique externe)

X X
Prescripteur de l’analyse ou le prescripteur indiqué à la case « Copie à » de la requête informatique pour un patient en clinique médicale ou en bureau privé.X 
Prescripteur ayant déjà prescrit à l’usager antérieurement

(Séjour antérieur)

X 
Tout autre prescripteur :

  • Ne travaillant pas au sein d’un CISSS
  • N’ayant pas prescrit l’ordonnance originale
  • N’étant pas en copie sur l’ordonnance
  • N’ayant jamais prescrit pour l’usager par le passé

** Nous devons recevoir une autorisation écrite signée par l’usager nous autorisant à transmettre les résultats demandés au prescripteur en question

X 

**** Aucun résultat ne doit être communiqué directement aux patients ****

OBTENIR UNE COPIE DES SES RÉSULTATS DE LABORATOIRE

Trois options sont disponibles pour obtenir l’accès à son dossier médical

 

L’usager ayant été hospitalisé (admis)

  • Un formulaire de demande d’accès au dossier médical doit être complété et acheminé :
Service des archives médicales
Hôpital régional de Saint-Jérôme
290, de MontignySaint-Jérôme (Qc)
J7Z 5T3
Téléphone : (450) 432-2777 poste 28700
Télécopieur au : 1-450-431-8285
  • Du lundi au vendredi de 9 h 00 à 12 h 00 et de 13 h 00 à 16 h 00
  • Samedi, dimanche et jours fériés : fermé

L’usager externe :  Doit en faire la demande au prescripteur. Le prescripteur requérant doit remettre lui-même une copie des résultats aux clients qui en font la demande.

Les membres du personnel : Doivent se présenter aux archives médicales et remplir le formulaire de consultation de son dossier médical (G-3240).